Vi er alle afhængige af e-mail for øjeblikkelig korrespondance - og forsikring om, at vores Amazon-pakke faktisk er på vej. Men det er sikkert at sige, på trods af alle dets prisværdige frynsegoder, kan din e-mail-indbakke hurtigt blive til bane for din eksistens, hvis den ikke er markeret. Og synet af en rodet indbakke er en øjeblikkelig stressor stort set alle.

Regelmæssig kontrol af e-mail er en dagligdags opgave, som det er umuligt at undgå, og uanset hvor flittig du er med at trykke 'svar alle', er det lettere sagt end gjort at administrere en e-mail-indbakke. Og hvis du er mindre flittig - som i, er du mere tilbøjelig til at lade din e-mails bunker uadresseret op —At mangel på indbakkeorganisation (og angsten ved at være i e-mail-gæld) sandsynligvis påvirker din produktivitet mere end du er klar over. Heldigvis er der en vej ud af det kaotiske indbakkehul. I et forsøg på bedre at styre vores uregerlige indbakker tappede vi produktivitetsprofiler for tidsbesparende (læs: livreddende) e-mailadministrationshacks, der vil bringe os meget tættere på den tilsyneladende undvigende Inbox Zero.

RELATEREDE : 6 ting, som alle effektive arbejdsemails har til fælles

Relaterede emner

1 Tjek e-mail kun 15 minutter ad gangen

Ifølge produktivitetsekspert og grundlægger af Inkwell Press , Tonya Dalton, du kan maksimere din produktivitet ved at kontrollere e-mails kort, 15 minutters burst . 'Du vil blive overrasket over, hvor mange e-mails du kan læse og svare på på kort tid, når du kontrollerer din indbakke i batches,' siger hun. 'Nøglen er at indstille en timer, så du ved, hvornår dine 15 minutter er op, og hvornår det er tid til at gå videre til andet arbejde.'

hvad kan jeg bruge til at tykne sovs

to Planlæg tidsblokeringer for e-mails

På samme måde skal du vane med at planlægge udpegede tidsblokke (på 15-ish minutter) udelukkende til e-mail-kontrol. Læsning af e-mails løbende, når de kaskaderer ind i din indbakke i sidste ende hæmmer produktiviteten. For erhverv, hvor konstant kommunikation er afgørende, er det måske ikke realistisk at opstille en tidsplan. Men hvis du tager et langt og hårdt kig på dit job, kan du finde ud af, at det er muligt at angive e-mail-læsningstid, for eksempel hvert 60. eller 90. minut. Indstil alarmer i din kalender, indtil du er i en rutine. Hvis nogen virkelig har brug for at nå dig, sender de dig en e-mail igen, send en direkte besked eller ring. Hvis du skimrer e-mails på din telefon, skal du markere dem, du skal følge op som ulæste, så du ikke glemmer at svare senere.

RELATEREDE: Glem tidsstyring— Opmærksomhed Ledelse er den bedre vej til produktivitet

3 Brug udkastmappen til kladder

Lad ikke din e-mail-boks blive en opgaveliste, noget du arbejder dig fra top til bund, 'siger Charles Duhigg, journalist og bedst sælgende forfatter af Smartere, hurtigere, bedre . Det er den værste opgaveliste, der er mulig, for bogstaveligt talt kan alle føje til den.

Opret din egen e-mail-opgaveliste ved kun at åbne dem, der har brug for din opmærksomhed. Find vigtige e-mails, der kræver øjeblikkelige svar (f.eks. Til prioriterede projekter eller fra din chef). og kun åbne disse meddelelser - eller tryk på svar. Hold svarvinduet åbent på din computer, eller lad kladden vente i kladdermappen. Der er din opgaveliste: denne stak af svar. Brug din foreskrevne e-mail-tid til at skrive tankevækkende, overbevisende svar i stedet for at forsøge at rive igennem en større mængde mindre relevante ting. På den måde kan dit mål være at udføre en tom kladdermappe snarere end en uberørt tom indbakke.

4 Modtag e-mails i partier

Hvis du ikke kan lade være med at kontrollere hver gang du hører et ping, er en nem måde at styre den konstante e-mail-spærring i din indbakke (og begrænse distraktioner) at bruge et værktøj som Batchet Indbakke plug-in til Gmail kan spare dig for konstant distraktion. Det grupperer dine e-mails sammen og sender dem til dig i bølger - men kun på de nøjagtige tidspunkter, du vælger.

5 Afmeld dig ubarmhjertigt

Sletning af irrelevante nyhedsbreve og salgsmeddelelser en efter en kan give afkald på illusionen om produktivitet, men rifling gennem den samme uønskede mail uge efter uge øger kun e-mail-ineffektivitet. 'Ifølge loven skal alle nyhedsbreve indeholde et afmeldingslink,' siger Dalton. 'Tag dig tid til at klikke på dette link for at indsende din afmeldingsanmodning. Det er en investering på 10 sekunder, der betaler sig i form af en renere indbakke. '

kan en blender bruges i stedet for en juicer

Dalton bemærker også, at tilmelding til en e-mail-afmeldingsapp eller -tjeneste ikke er nødvendig for at befri din indbakke for rod. 'Mange af disse programmer ender faktisk med at sælge din e-mail-adresse til andre virksomheder for at holde dem i drift,' tilføjer hun.

RELATEREDE: Sådan ryddes din telefon ud

6 Slå funktionen Preview til

Brug preview-funktionen til dit e-mail-program, hvis det har en (de fleste gør det). Dette giver dig mulighed for at kigge på de første par linjer i en besked i et separat vindue, så du behøver ikke at åbne den helt for at læse den, og du kan slette skrammel med det samme. (Bonus: Dette reducerer også dine chancer for at åbne en besked med en vedhæftet virus.)

7 Berør kun e-mails en gang (og brug de fem D'er)

Dalton foreslår at tage handling, så snart du åbner en besked ved at overveje 5 D'erne: Gør, deleger, slet, udsæt og udpeg. 'Lav hurtigt de e-mails, der kræver mindre end to minutters handling, og deleger dem, der kræver handling fra en andens side,' siger hun. Afmeld med det samme og slet meddelelser, der ikke kræver handling, og udsæt de meddelelser, der kræver mere end to minutters handling at gennemføre. Endelig fil e-mails, der indeholder relevante oplysninger til en separat mappe, så du lettere kan finde dem i fremtiden.

hvor ofte skal du krydre en støbejernsgryde

RELATEREDE: De 7 bud om e-mail-etikette, som alle skal følge

8 Mapper er din ven

Når du bruger din indbakke som standardlager, bliver den hurtigt en digital skrammel, der gør det vanskeligt at finde det, du har brug for, siger Peggy Duncan , en personlig produktivitetsekspert i Atlanta. Du kan manuelt sortere meddelelser i mapper, selvfølgelig, men endnu bedre, du kan oprette automatiske filtre, der dirigerer meddelelser direkte til en foretrukken mappe. For eksempel kan meddelelser fra Facebook gå direkte til en mappe med sociale medier. Alle meddelelser fra marketingteamet arkiveres direkte i din Marketing Initiatives-fil. (Gmail gør dette automatisk, men du kan oprette et lignende system med andre e-mail-tjenester, som Microsoft Outlook.) Når alle e-mails af en type, som nyhedsbreve, er grupperet i deres egen mappe, kan du vælge alle og slette uønskede med et enkelt klik. Find en automatisk indstilling af e-mail-sortering, der fungerer for dig og dine opgaver, og hold dig derefter til den.

9 Udkast til et dåset svar

Hvis du modtager flere beskeder, der indeholder lignende anmodninger, anbefaler Dalton at skrive et standard dåse svar, som du kan justere og personliggøre lidt med hvert e-mail-svar. 'Gem standardsvaret som en af ​​dine e-mail-signaturer, så du nemt kan udfylde selve dine e-mails automatisk,' siger hun. Geni, ikke? (Glem bare ikke at ændre modtageren og omstændighederne.)

RELATEREDE: Sådan får du faktisk ting udført, mens du arbejder hjemmefra

10 Opret en aliaskonto for at sortere mail

Mange e-mail-platforme (inkluderet Gmail) giver dig mulighed for at oprette alias-konti, der alle føjes til en enkelt indbakke. 'Jeg oprettede mine aliaskonti, der skulle føjes i en enkelt mappe,' siger Dalton om den taktik, hun anvender til at organisere regninger og andre vigtige økonomiske dokumenter. 'Jeg behandler ikke nogen af ​​disse e-mails før fredag ​​morgen, når jeg afsætter tid til at sætte mig ned og sortere alle mine økonomier.'

hvad skal du tippe til en pedicure

elleve Lige. Gør det ikke. Svar.

Der er det blevet sagt. Dette råd går ud over at beskæftige sig med åbenlyst uønsket mail - og vi giver tydeligvis ikke indflydelse på at spøge din chef. Vi taler om den besked fra din kollega to skriveborde nede. Duhigg fastholder, at folk ofte stiller spørgsmål, når de sandsynligvis kan finde svarene alene. Og hvis jeg ikke svarer, finder de svarene. Hvordan implementerer du denne form for tænkning uden at føle dig uhøflig? Ved at bekymre dig mere om dig selv og din egen tid end andres tid (ah!). Et mantra at øve på: Der er ingen grund til, at jeg skal svare på folk, simpelthen fordi de mailer mig.

12 Tænk over indbakken-nul drøm

Dette er måske ikke den rigtige visdomsperle for alle - der er noget intenst tilfredsstillende for mange mennesker ved at slutte og starte hver dag med en ren indbakke. Men for dig er denne forventning måske urealistisk og endda lidt kvælende. At tømme din indbakke religiøst kan ærligt være spild af tid (og måske virkelig om noget andet), siger Duhigg. At ramme slette, slette, slette kan være tilfredsstillende eller synes at være produktivt, men hvorfor gider det? Han stiller spørgsmålet: Gør du det, fordi det får dig til at føle dig godt, eller fordi det faktisk er nyttigt? Og hvis det ikke er nyttigt, har du måske ikke brug for en ren indbakke - og måske skal du stoppe med at bruge det som et barometer for succes.

RELATEREDE: 8 ekspert Digital Decluttering Tips til at reducere skærmtiden