SÅDAN SKRIVER DU EFFEKTIVE E-MAILS PÅ ARBEJDSPLADSEN VIRKELIG SIMPELT

Hvis du nogensinde har modtaget en e-mail fra en kollega med alt for detaljerede anvisninger, forvirrede anmodninger eller vej for mange unødvendige modtagere inkluderet, ved du om vigtigheden af effektiv e-mail-kommunikation på arbejdspladsen. E-mails, der sendes uden organisation eller tanke, kan faktisk hindre arbejdsgangen, generelt irritere folk og forårsage ellers undgåelig fejlkommunikation.

Så hvordan laver du en klar og effektiv e-mail, der finder den rette balance mellem detaljeret og kortfattet; en der rammer alle de rigtige emner for alle de rette involverede personer? Først skal du vide, hvornår noget skal sendes via e-mail - i modsætning til en direkte besked, personlig møde , eller telefon opkald . E-mails er ideelle til at sende længere lister med instruktioner, tjekke ind på et projekt eller dele filer. E-mail-kommunikation sikrer også en skriftlig registrering af vigtige samtaler, som du senere skal henvise til. Her er seks ting, som alle effektive e-mail-forfattere gør, før de rammer 'send'.

1. Maksimer emnelinjen

Første ting først vil du skræddersy emnelinjen til meddelelsen og / eller dit svar. Skriver du til en person, der mailede dig i sidste uge? Træk ikke en gammel, ikke-relateret besked og tryk på 'svar' - det er din modtager glemt præcis, hvad de skrev til dig for en uge siden. Hjælp med at orientere dem og komponere et svar med en ny emnelinje, der afspejler enten det nye emne eller dit svar på deres besked (siger baggrundsinformation om vores nyeste klient, Jane Doe eller Vejbeskrivelse til vores nye hus i Cleveland), siger Peggy Duncan, en personlig produktivitetsekspert i Atlanta. Det er mindre sandsynligt, at du forvirrer modtageren, og det er lettere at finde din besked senere.

barnes og nobles sort fredag 2017

For det andet skal du være specifik. For eksempel er her en dårlig / vag emnelinje: Personalemøde. Nu er her en bedre: Medbring denne vedhæftet fil til kl. personalemøde. Når du inkluderer oplysninger, som f.eks. En handling, der er nødvendig, eller hvor og hvornår detaljer, hjælper du modtageren med det samme at måle din meddelelses betydning, siger Marsha Egan, forfatteren af Indbakke-afgiftning og vanen med fremragende e-mail ($ 20; amazon.com ). Det hjælper dem også med at huske at udføre den krævede opgave.

Er du ikke sikker på, hvad emnet skal være? Tænk på de nøgleord, du ville bruge, hvis du skulle finde e-mailen senere, siger Nick Morgan, forfatter af Kan du høre mig? Sådan oprettes forbindelse til mennesker i en virtuel verden ($ 11; amazon.com ).

2. Giv detaljerede instruktioner

Klarheden i skriftlige anvisninger kan gøre eller ødelægge effektiviteten af en arbejds-e-mail. Hvis du tildeler respektive opgaver til en gruppe mennesker, skal du opdele dem efter person og bruge punkttegn for at hjælpe alle med at vide præcis, hvad du har brug for hjælp til fra hver enkelt dem, specifikt.

3. Vælg omhyggeligt modtagerne

Skriv e-mailen, inden du tilføjer modtagerne, siger Vanessa Van Edwards, forfatter til Fang videnskaben om at lykkes med mennesker ($ 12; amazon.com ). Dette forhindrer ikke kun den frygtede utilsigtede afsendelse, men giver dig også mulighed for at tilføje modtagere baseret på indholdet af e-mailen. Vil du undgå de lange multiperson-e-mailkæder? Hvis du har brug for flere personer til at kommentere noget, såsom et dokument, kan du overveje at oprette en fil, der kan deles (som et Google Doc), hvor alle kan foreslå ændringer i et rum uden at sende tusind e-mails.

RELATEREDE: Alt hvad du bør (og ikke bør) medtage i en e-mail uden for kontoret

4. Klip dræningssprog

E-mail om en snafu, der skal rettes? I stedet for at vokse poetisk om, hvilken træk det er, eller hvis skyld det er, skal du fokusere på handling nødvendig for at afhjælpe et problem. For eksempel i stedet for at sige: 'Klienten har et problem med vores præsentation, og det bliver svært at rette,' prøv, 'Jeg ville elske din hjælp til at rette noget, som klienten tog op på vores opkald.' Dette vil gøre giver negativ feedback eller anmoder om mere ubehagelige opgaver via e-mail.

5. Inkluder svarinstruktioner

Selv når din e-mail ikke kræver et svar (jeg vil være hos en læge i de næste to timer, eller du kan aflevere din rapport i morgen i stedet for i dag), føler mange mennesker sig forpligtet til at anerkende det med en OK eller tak. Giv disse mennesker en let ud. Hvis du ikke vil høre tilbage, skal du medtage 'Intet svar nødvendigt' i slutningen af din besked, siger Duncan. Det sparer tid i begge ender og forhindrer ubrugelige e-mails i at rodde i kasser. Tøv ikke med at skrive på forhånd tak, når du spørger nogen til et spørgsmål. Det vil forhindre dig i at føle dig fristet til at sende en tak til en linje, når personen skriver tilbage.

6. Bliv ikke for personlig

E-mails er for fakta, ikke for følelser, siger Egan. På grund af manglen på stemmefleksion og kropssprog i digital korrespondance kan visse følelser - hvad du synes om en kollega, hvad du tænkte på din nabos parti - let fortolkes forkert. Hvis du vil rejse et følsomt (eller mindre end positivt) problem, skal du ringe til dem i stedet.