Glem tidsstyring - opmærksomhedsstyring er den bedre vej til produktivitet

Der er en grund til, at tidsstyring er blevet en uopnåelig og utilstrækkelig tilgang til produktivitet for mange mennesker. Måske betragter du dårlige tidsstyringsevner som din værste mangel, noget der holder dig hjemme og på arbejdet. Men hvorfor skulle nogen forventes at kunne 'styre' tid? Tiden er en ubestemt, autonom konstruktion og derfor i sagens natur uhåndterbar.

Hvor mange gange har du fortalt dig selv, at du skulle gør denne ting kl. 14 Du begynder at gøre den ting kl. 2, men en mere presserende e-mail kommer igennem— ting ! - og du skal svare på det. Du bliver derefter fascineret af din indbakke fuld af andre e-mails ; kan lige så godt svare dem, mens vinduet er op. En e-mail linker til en artikel, der minder dig om en anden artikel, som din ven sendte dig den anden dag, som du glemte at læse. Du begynder at læse og indser, at det allerede er 2:28, og du har kun tildelt en time til at gøre det første. (Hold øje med angst og selvskældelse.)

Du kan ikke dreje uret tilbage til kl. 14 - eller pause tid, mens du udgør de tabte 28 minutters arbejde. Hvad du kan gør i stedet, er omramning af, hvordan du synes, produktivitet skal opnås. I stedet for at prøve (og mislykkes) at holde trit med tiden, skal du mestre din opmærksomhed - evnen til at vælge, hvornår og hvad, du koncentrerer dig (eller ikke).

skal jeg få en tablet til college

Hvorfor tidsstyring ikke klipper det længere

'Så længe vi sætter vores vej til produktivitet med hensyn til styring af tid, vil vi altid være bag de otte kugler,' siger Maura Thomas , en produktivitetsekspert og forfatter af Opmærksomhedsstyring .

Ifølge Thomas er der to hovedårsager til, at tidsstyring som koncept ikke passer til mange mennesker. 'Den ene, når vi siger tidsstyring, giver det os en illusion om, at vi faktisk har kontrol over tid, når vi faktisk ikke har nogen - tiden marcherer videre, uanset hvad du laver,' forklarer hun.

To, når de fleste mennesker tænker på at styre deres tid, er deres første instinkt at lave en aftale med sig selv (kl. 9 om morgenen vil jeg afslutte min kvartalsanalyse; kl. 10:30 begynder jeg at besvare e-mails). Spørgsmålet, som Thomas påpeger, er, at det er let - det nemmeste - at afbryde en aftale med dig selv. Hvem stopper dig?

Tid er stadig nødvendig og vigtig, men det bør ikke være den eneste ting, som du kæder din personlige følelse af produktivitet til. Thomas anbefaler kun at bruge din kalender til ting, der har et 'stærkt forhold til tiden'. Dette er dine aftaler med andre mennesker, begivenheder, deadlines for forfaldne projekter.

Andre opgaver, der ikke teknisk set har en deadline, som du ikke virkelig er ansvarlig over for en anden, har et svagere forhold til tiden. I disse tilfælde kan du helt sikkert planlægge at arbejde på noget kl. 15, men 'hvis du ikke også kontrollerer din opmærksomhed i løbet af den tidsperiode, betyder det ikke noget,' siger Thomas. 'Når denne tidsblok slutter, bliver opgaven ikke udført, hvis du ikke også styrer din opmærksomhed.'

'Hvis håndtering af tid betyder at lave aftaler med dig selv i din kalender, svigter vi ikke på det, og vi har altid svigtet det', siger hun. 'Men grunden til, at vi fejler ved det nu, er fordi vi har så mange distraktioner.'

RELATEREDE: Tips om arbejde fra hjemmet Virkelig simpelt Redaktører sværger ved

Hvad betyder det at styre din opmærksomhed?

Gennem sin forskning, skrivning og erfaring med undervisning i produktivitet er Thomas kommet til at definere opmærksomhedsstyring som 'en samling adfærd, der giver dig mulighed for at genkende, hvor dit hoved er, og [evnen] til at skifte til hjernetilstanden, der er mere relevant i øjeblikket. '

Opmærksomhedsstyring er ikke helt skilt fra begrebet tids- eller tidsstyring, da de alle sammen er indbyrdes forbundne. (Som Thomas indrømmer, 'på nogle måder taler vi om semantik, men de ord, vi bruger, er stærke.')

Men som et koncept er dets formål at skifte din forståelse af og strategi for, hvordan du motiverer dig selv : I stedet for at fokusere på at prøve at kontrollere tiden, kan ingen kontrollere noget, men du kan fokusere på at øve kontrol over din opmærksomhed - noget der er meget muligt (omend med praksis og viljestyrke). Kort sagt, Thomas er fast besluttet på at minde folk om, at de ikke er hjælpeløse og give dem mulighed for at genvinde kontrollen over travle dage.

hvordan man fjerner klæbrige tape-rester fra tøj

RELATEREDE: Travl? Pomodoro-teknikken fungerer vidundere for produktivitet - og alt hvad du behøver er en køkkenur

Bliv fortrolig med din egen kapacitet til opmærksomhedsstyring

For at forstå opmærksomhedsstyring som en produktivitetsmetode skal vi først forstå, hvordan opmærksomheden i sig selv fungerer, både bredt og personligt. Lad os gå tilbage til de nævnte 'hjernetilstande', som Thomas nævnte, eller de 'fire kvadranter' af opmærksomhed, som vi besætter og bevæger os mellem på et hvilket som helst tidspunkt på dagen.

Hun siger, 'hvis vi løst kategoriserer de forskellige hjernetilstande, vi kunne være i - selvfølgelig er der et uendeligt antal - men bare generelt er spande: 1) Reaktive og distraherede, 2) Fokuserede og opmærksomme, 3) Dagdrømmer eller Mind Wandering, og 4) Flow. '

1. Reaktiv og distraheret

Dette er det hovedrum, som de fleste mennesker opholder sig i løbet af dagen, uanset om du er hjemmehjemmeforælder eller virksomhedskonsulent. I denne tilstand kan du være forsøger at fokusere, men du mangler stadig kontrol over dine omgivelser og forbliver nådig for distraktioner: e-mail-underretninger, slap ping, telefonen ringer, ønsker at læse en cool artikel, nogen popper ved dit skrivebord for at stille et hurtigt spørgsmål, føler sig sulten efter en snack eller et barn, der afbryder en opgave mens du arbejder derhjemme .

'Vi skifter fra ting til ting ... og vi multitasking bare - eller mere præcist, skift af opgave - gennem vores dag,' siger Thomas. Du kan starte et projekt, der har til hensigt at gennemse det, men et væld af eksterne distraktioner og interne fristelser til at udsætte holde dig i den reaktive og distraherede tilstand, som ikke overraskende ikke er den ideelle opmærksomhedsstyringkvadrant, der er i for optimal produktivitet.

2. Fokuseret og opmærksom

'Denne anden spand er en slags polar modsat,' siger Thomas. Det fokuseret og opmærksom tilstand er en, hvor du aktivt koncentrerer dig. Du lægger en indsats i at koncentrere al din opmærksomhed om en opgave (at skrive og sende en lang e-mail-rapport) eller måske afsætte en vis tid og koncentration til et sæt opgaver (tager dig tid til at sende flere e-mails, du har brugt af).

Uanset hvad, siger Thomas, i denne kvadrant 'tager du skridt til at sikre, at du ikke forstyrres, du skubber aktivt andre tanker, der kryber ind, og du opretholder din opmærksomhed i en længere periode på en mere kognitiv måde krævende opgave. '

Dette er det mest oplagte hovedrum at udnytte for at være dit mest produktive og effektive selv. Thomas referencer Cal Newport , forfatter og lektor i datalogi ved Georgetown University, der populariserede udtrykket 'Deep Work' at beskrive den type arbejde, der sker i denne tilstand.

RELATEREDE: 3 Easy Mindfulness-teknikker, du kan snige dig ind i en travl hverdag

3. Dagdrømning eller sindvandring

'Det er her, vi ikke aktivt retter vores opmærksomhed overalt, men vi modstår aktivt distraktioner,' forklarer Thomas. 'Du lader dit sind vandre og bare være , og du siger med vilje 'nej' til at tage din telefon ud for at sende en tekst, tænde tv'et eller endda lægge en podcast i. Thomas henviser til disse som stille øjeblikke eller 'imellem' øjeblikke, hvor du venter på bussen, i kø for at bestille på en kaffebar eller gå over en parkeringsplads for at få din bil.

Det kan virke harmløst, endda smart - produktivt! - at udfylde disse imellem øjeblikke med aktivitet eller distraktion (hvorfor ikke slå nogle e-mails ud, mens du kører i elevatoren?), Og det kan det ofte være. Men det er vigtigt at finde balance, fordi det er under disse små lommer i sindet, der vandrer, at alle de gode ting sker.

'Denne dagdrømmende tilstand er, når vi har indsigt, når vi får ideer, og når vores kreativitet virkelig kommer ud,' siger hun. 'Du kan ikke befale dig selv at have en indsigt, en ny idé eller løse et problem. Det er kun i de stille øjeblikke, når disse ting kan ske. Vi er på en eller anden måde klar over, at hvis vi ikke laver, gør, gør, så er vi ikke produktive. Men egentlig er det nøjagtige modsatte sandt. '

4. Flow

Og endelig strømmer der, den dybt fokuserede psykologiske tilstand, hvor din hjerne fungerer anderledes end i nogen af ​​de andre tre kvadranter. Dette psykologiske koncept blev først anerkendt og navngivet af den ungarske psykolog Mihály Csíkszentmihályi og involverer et ubesværet tab af sig selv i en opgave. 'Hvad det betyder, når du er i gang er, at den del af din hjerne, der genkender dig selv i tid og rum (jeg er sulten, jeg er kold, det er kedeligt, jeg spekulerer på, om nogen kunne lide mit Instagram-indlæg) forsvinder , 'Siger Thomas. 'Du er fuldt nedsænket i den aktuelle opgave; det er total absorption i det, du laver. '

Med andre ord, uden at du er klar over det, er du i zonen. Det perfekte mentale sted for produktivitet, ikke? Men der er en fangst: 'Du kan ikke befale dig selv at strømme,' siger Thomas og tilføjer dog, at '[når du forbliver i det fokuserede og opmærksomme hovedrum i en længere periode, kan du få held nok til at vende ind i strømmen. '

'Dette er de fire hjernetilstande, vi kan klumpe vores hjerneaktivitet i, og opmærksomhedsstyring er i sidste ende evnen til at genkende, hvilken du er i og derefter bevidst skifte til den, der bedst vil tjene dig i øjeblikket,' siger hun.

Sådan styres din opmærksomhed

Hvis det første skridt i retning af at mestre opmærksomhedsstyring er at dyrke bevidstheden om, hvor dit sind er på et givet øjeblik, er det andet at genkende, hvilken hjernetilstand der er ideel til den aktuelle opgave - og derefter bevidst skifte dig selv til den hjernetilstand for at få det Færdig.

Det er rimeligt at sige, at 'fokuseret og opmærksom' - ikke den mere udbredte 'reaktive og distraherede' tilstand - er et ideelt mentalt sted at bo på en travl dag. Men hvordan kommer du derhen først om morgenen, når du er søvnig og tåget? Eller omkring middagstid, når bunken af ​​opgaver på din tallerken er officielt overvældende? Eller omkring kl. 15 når du er sulten, er du træt, og dine kolleger (eller familie) forstyrrer? Du tager kontrol igen.

skal du lægge tomater i køleskabet

'Folk siger til mig, at de har brug for at få deres arbejde udført, men [de kan ikke, fordi] folk bliver ved med at afbryde dem. Mennesker er altid vil afbryde dig, ”forklarer Thomas. 'Den eneste måde, du kan stoppe med at blive afbrudt, er at fortælle folk at stoppe med at afbryde dig i en periode.'

Som Thomas udtrykker det: Opmærksomhed er modgift mod distraktion. I stedet for at lade distraktioner kontrollere dig, skal du genkende dit eget agentur over dem. 'De to mest kritiske teknikker til [at komme i gang] med at kontrollere din opmærksomhed er at kontrollere dit miljø og din teknologi,' siger hun. Her er hvordan.

Styr dit miljø

En måde at gøre dette på er at skabe signaler, der kommunikerer til andre, som du prøver at holde fokus. Det kan være et bogstaveligt forstyrr ikke tegn; det kan også være at tage på hovedtelefoner; hvis du har et kontor eller et separat arbejdsområde, kan det være at lukke døren; eller det kan være alt det ovenstående, hvis du har brug for det. 'Uanset hvad signalet er, skal du være eksplicit med det - forvent ikke, at bare fordi du har hovedtelefoner, vil folk vide, at det betyder, at du ikke forstyrrer det. Du er nødt til at fortælle dem, 'insisterer Thomas. 'Når mit ikke forstyrr-signal er op, betyder det, at du ikke generer mig, medmindre det virkelig er en nødsituation. Det er et eksempel på at kontrollere dit miljø. ''

Det er ikke realistisk at forvente at have et 'ikke gener mig' signal op for hele dagen, men Thomas anbefaler at lukke dig selv for at fokusere dybt i f.eks. 20 minutter hver time eller i 90 eller deromkring minutter to gange om dag. 'Hyppigheden og varigheden er op til dig, og det afhænger af arten af ​​dit job, eller hvor meget folk omkring dig har brug for dig,' siger hun.

Styr din teknologi

Når du først har skabt et distraktionsfrit miljø, er det tid til at fjerne den ultimative distraktion: din enhed. Hvert meddelelsesbanner, nummer, prik, ping, DM, er designet til at fange din opmærksomhed. De gør det også godt, men du har mere kontrol, end du tror.

'Det andet trin til at kontrollere dit miljø og din opmærksomhed er at lukke din e-mail eller gå i offline eller ikke-forstyrr-tilstand,' råder Thomas. Ja, selvom den opgave, du arbejder på, er e-mail.

'Hvis jeg har 50 [e-mails], skal jeg svare, den eneste måde, jeg vil gøre det på, er, hvis jeg forhindrer nye beskeder i at komme ind,' siger hun. 'Ellers kommer jeg ikke til de eksisterende 50, fordi jeg svarer på den første, og så kommer der en ny (og en ny og en ny).' Vær kun opmærksom på nye e-mails efter du har svaret på de eksisterende meddelelser, du har sat dig til at svare på.

hvad man skal bruge til at rengøre inde i bilen

Skjul derefter din telefon - og 'alt andet omkring dig, der surrer eller pinger eller vibrerer eller på anden måde henvender dig,' siger Thomas. Sæt det på Forstyr ikke, lydløst og med forsiden nedad - eller endnu bedre, ude af syne et eller andet sted. 'Undersøgelser viser, at netop tilstedeværelsen af ​​vores telefon distraherer os, selvom den er slukket og med forsiden nedad.' (Gå ikke i panik, du kan tjekke din telefon og e-mail og Google chats og Twitter og alt andet, når din udpegede fokusperiode er udløbet.)

Hvis du er en, der kan lide baggrundsstøj , pas på, hvad du vælger at lytte til. Du tror måske en podcast, Kontoret gentagelser eller rapmusik hjælper dig med at fokusere, men det kan muligvis gøre det modsatte.

'Alle er forskellige, men undersøgelser viser, at det generelt er super distraherende. Den mest distraherende ting for folk er lyden af ​​andre menneskers stemmer, 'siger Thomas. 'Hvis du virkelig vil have støj, skal du gøre det støj: klassisk musik, havbølgelyder, crickets kvidrende eller ild knitrende.

RELATEREDE: Hvid støj, lyserød støj eller brun støj - hvilken farve passer til dig?

Opdel opgaver og udpeg stoppunkter

Når du beslutter, at det er tid til at udføre en opgave, og du har elimineret potentielle afbrydelser, skal du udføre den opgave, 'enten indtil den er færdig, eller indtil du kommer til det stoppunkt, du bestemte, før du kom i gang.' Det er her tid og opmærksomhed går hånd i hånd.

Hvis det er en stor opgave, skal du dele den i opnåelige stykker, hvis afslutning bliver dine udpegede stoppunkter. Skær i hver med din fulde opmærksomhed, indtil de er færdige. Eller indstil en timer, og vælg, at du vil rette al din opmærksomhed mod at fuldføre, hvad du kan inden for den tidsramme.

Begynd at reformere gamle vaner

Dette trin handler om at øve ovennævnte vaner for at fokusere din opmærksomhed på anden natur.

'Folk spørger mig meget, & apos; Er vi afhængige af vores enheder? & Apos; Jeg er ikke psykolog, men hvad jeg kan fortælle dig er, at vores teknologi er vanedannende med vilje, 'siger Thomas. 'Alle apps på vores telefoner ... er designet til at stjæle vores opmærksomhed.'

Skifte fra opgave til opgave eller give efter for fristelsen til at rydde en meddelelse, kontrollere en tekst, tænde for tv'et for baggrundsstøj - alt er blevet en del af stoffet i vores daglige liv. Vi er i det væsentlige uddannet til at blive distraheret ved hver tur. 'Vi er vant til distraktion,' mener Thomas.

Ved at afbøde opmærksomhedsomlægninger bliver du mere vant til længere perioder uden [dem], og du begynder at opbygge din evne til at holde fokus længere, 'siger hun. 'Ligesom distraktion skiver væk fra din opmærksomhedsspænd, styrer disse distraktioner op din opmærksomhedsspændvidde. [Til sidst], i stedet for at skifte hvert par minutter, har du større mulighed for at vælge, hvornår du skifter. '

'Vores manglende evne til at nå de ting, der er vigtigst for os - sådan definerer jeg produktivitet - er ikke fordi vi ikke har tid nok på dagen,' konkluderer Thomas. 'Vi opfører os som om vi er helt hjælpeløse over for alt det omkring os, når vi faktisk ikke er det. For mig er det den vigtigste besked, og den jeg brænder mest for ... Jeg vil virkelig have folk til at forstå, at du har kontrol over din opmærksomhed. Nå, måske gør du ikke lige nu, men du kan. '

RELATEREDE: Vil du stoppe med at udsætte? Her er 7 forskellige tricks, du kan prøve nu (ikke senere)