Trin 1: Kast bekræftede kvitteringer og hæveautomater

Næsten alle dine økonomiske papirer kan opdeles i tre kategorier: optegnelser, som du kun skal gemme i kalenderåret eller derunder, papirer, som du har brug for at gemme i syv år (det typiske vindue, hvor din selvangivelse kan blive revideret), og papirer, som du skal hænge på på ubestemt tid.

For eksempel, har du virkelig brug for at gemme alle disse ATM-udbetalinger? Nej. Når du først har kontrolleret oplysningerne, som de vises på din online-konto eller på din månedlige opgørelse, kan du smide pengeautomatkortet. Det samme gælder for indskudsbeviser og kreditkortkvitteringer. Hold ikke salgskvitteringer for mindre køb, efter at du har brugt varen tilfredsstillende et par gange, eller garantien er udløbet. Opbevar kvitteringer for større indkøb (enhver vare, hvis udskiftningsomkostninger overstiger fradragsberettiget på dine husejere eller lejereforsikring).

Kort efter kalenderårets afslutning vil du sandsynligvis være i stand til at smide (eller mere sikkert, makulere) en masse ekstra papir inklusive dine lønseddel, månedlige kreditkort- og pantudtalelser, regninger (hvis de ikke er behov for forretningsfradrag) og månedlige eller kvartalsvise rapporter fra mæglervirksomheder og investeringsselskaber for det foregående år.

'Typisk er hele årets aktivitet angivet detaljeret i din endelige erklæring ved årets udgang, hvilket gør enhver anden erklæring overflødig,' siger Ed Slott, en CPA i Rockville Center, New York. Din sidste lønning og W-2-formular dokumenterer for eksempel al din indtjening for året, hvis du arbejder for en anden; hvis du er selvstændig, gør dine 1099 formularer det samme for dig. Tilsvarende sender de fleste investeringsselskaber og nogle kreditkortudsteder omfattende erklæringer i januar. 'Opbevar de månedlige opdateringer, indtil du forener dem med årsafslutningen,' siger Slott.

Trin 2: Hold fast på endelige udsagn i op til syv år

Du bliver dog nødt til at holde fast på de endelige kreditkortopgørelser sammen med dine W-2'er og 1099'er i mindst tre år og helst i syv. Internal Revenue Service har op til tre år fra datoen for indgivelse af din selvangivelse for at undersøge den for fejl og så længe som seks år til at gennemføre en revision, hvis der er grund til at mistanke om, at du underrapporterede din bruttoindkomst med 25 procent eller mere. (Der er ingen begrænsninger for nogen, der bevidst har begået svindel.) Du skal faktisk beholde papirer, der understøtter din tilbagevenden, indtil revisionsvinduet lukkes. Blandt de ekstra dokumenter, du skal gemme: annullerede checks og kvitteringer for alle fradragsberettigede forretningsudgifter (såsom dem til underholdning, hjemmekontorudstyr og professionelle gebyrer), pensionskontobidrag, velgørende donationer, regninger for børnepasning, uden for -medicinske udgifter til lommer, underholdsbidrag og betalinger med pant i renter og ejendomsskat.

Medmindre du bevidst har afgivet en falsk opgørelse, kan du kaste disse bilag efter tre til syv år, afhængigt af hvor ligefrem din skattesituation er.

Men kast ikke de faktiske selvangivelser eller årsafslutningen af ​​dine investeringskonti ud, selv efter at chancerne for en revision næsten er forsvundet. Disse dokumenter tager ikke meget plads og kan komme meget nyttigt til fremtidig økonomisk planlægning.

Af forsikringsøjemed vil du også beholde kvitteringer for større indkøb og kvitteringer, der viser, hvor meget du har betalt for forbedringer af hjemmet på ubestemt tid, både for at tilfredsstille potentielle købere og for at reducere mulige kapitalgevinstskatter, når du sælger dit hjem. Det er meget vigtigt at gemme bekræftelseskort, der viser modtagerbetegnelser og købsprisen på aktier, gensidige fonde og andre investeringer, du har; hæng fast på disse optegnelser på ubestemt tid, fordi en dag, siger Slott, 'vil du eller dine arvinger vide nøjagtigt, hvor meget du har betalt for at bestemme overskuddet på din investering til skatteformål.'

Trin 3: Giv dine papirer et hjem

Hvis du har et ekstra værelse eller hjørne, som du kan udpege som det sted, hvor du beskæftiger dig med papirarbejde, fantastisk; hvis ikke, vil en skuffe, et skab eller et skab, hvor du kan gemme regninger og aktuelle optegnelser, der ligger i nærheden af ​​et bord, hvor du kan skrive checks, gøre. Med hensyn til forsyninger finder du mapper eller manila-konvolutter, der vil være nyttige til arkivering af papirer, ligesom et arkivskab eller papkasse til opbevaring af optegnelser.

Opbevar din testamente, fødsels- og ægteskabsattester, forsikringspolicer, ejendomshandlinger og andre permanente optegnelser på et sikkert, men tilgængeligt sted nær dine andre økonomiske dokumenter, så du og dine arvinger vil altid være i stand til hurtigt at komme til dem, hvis de har brug for det .

Trin 4: Vær systematisk

Har en plan for behandling af alt papir. Vælg et sted, hvor du lægger regningerne ― siger, en manila-konvolut, en skuffe eller en plastindbakke eller sorterer ― og kast i hver konvolut, når den kommer i posten. Derefter, når du sætter dig ned for at betale dine regninger, har du alt det papirarbejde, du har brug for, på et sted.

Her er nu nøglen: Når du først har betalt regningen eller tjekket kontoudtoget, skal du straks indgive det. 'Dit mål skal være at røre ved et stykke papir så få gange som muligt i stedet for at blande det fra bunke til bunke,' siger Paula Boyer Kennedy, en finansiel planlægger i Ernst & Youngs kontor i Minneapolis. 'Hvis du holder regningen tilbage i skuffen, efter at du har betalt den, finder den venner, og de parrer sig og producerer afkom. Ret snart har du et sandt kuld. '

Igen er et meget rudimentært arkivsystem alt hvad du behøver. Den enkleste metode er at smide alt, hvad der er skatterelateret, i en enkelt beholder, så snart du er færdig med det - en skuffe, et arkivskab, en papirkortonfil eller endda en skoboks vil gøre. På den måde, når du er klar til at udfylde din selvangivelse, har du alt det papirarbejde, du har brug for, lige ved hånden. Alternativt kan du oprette et lidt mere organiseret system fra starten med separate filmapper til de vigtigste kategorier i dit liv. Du kan f.eks. Mærke dine mapper efter kontotypen (kreditkortopgørelser, mægleropgørelser, regninger osv.) Eller efter skattekategori (fradragsberettigede forretningsomkostninger, velgørende bidrag osv.) Eller efter økonomisk mål ( bolig, pensionering, collegefond osv.). Dette kan tage mere tid i første omgang, men i det lange løb vil det spare tid.

Trin 5: tackle efterslæbet

Når du har et system på plads, skal du stadig håndtere alle de bunker, du allerede har samlet. I stedet for at iværksætte en massiv reorganisering skal du starte med at sortere gennem en lille stak ad gangen. Du kan tildele en halv time om dagen til at gennemse gamle papirer, måske mens du ser nyhederne eller lytter til musik.

Du vil blive forbløffet over den forskel, som en lille organisation gør. 'Folk er ikke klar over, hvor meget de betaler som et resultat af, at deres økonomiske papirer er i uorden - et sent kreditkortgebyr her, et tabt skattefradrag der,' siger Stephanie Denton, en professionel arrangør i Cincinnati. Endnu større kan dog være de langsigtede mentale og økonomiske fordele. Når du først er organiseret, 'kan du fokusere din mentale energi på de virkelig vigtige ting som dine investeringer og dine økonomiske mål', siger Terry Savage, forfatter til Den vilde sandhed om penge ( amazon.com ). 'At få dine økonomiske papirer i orden betaler store udbytter i ro i sindet.'