I arbejdslivet er der få flere velkomne akronymer end OOO. Udover at være løfteporten til en ubekymret eksistens, er det en praktisk måde at lade kollegaer og kunder vide, at du vil være svært at nå - hvis ikke utilgængelig - for en vis mængde at indstille en besked uden for kontoret på din arbejds-e-mail. tid. Så selvom der ikke er behov for at overtænke det (du skriver ikke en roman her), betyder det noget, hvad du inkluderer.

hvordan renser jeg en baseballhat

Det føles måske lidt akavet og robotagtigt at skrive en besked uden for kontoret, men det er nødvendigt og nyttigt for alle, der måske prøver at nå ud, mens du nipper til Mai Tais på stranden eller vandrer Machu Picchu. (Plus, hvis du indstiller en væksmeddelelse, kan du trække stikket ud og slappe af, hvis du har problemer med at forlade arbejdet på arbejdspladsen.) Her er hvad du skal sige (og hvad du ikke skal sige) i dit autosvar automatisk.

RELATEREDE: 9 måder at spare på den ferie, du fortjener

1. Inkluder en hilsen og afmelding.

Hvordan du starter en OOO-besked afhænger naturligvis af din personlige præference og dit arbejdsmiljø. Mens et stort 'hej' ikke er absolut nødvendigt, skal du begynde et sted, og det er rart at tilføje et menneskeligt præg. Hvis jeg hopper lige ind, er jeg for øjeblikket ude af kontoret ... føles for underlig og løsrevet for dig, skal du let ind i det med en simpel, Hej der eller Tak for din e-mail.

Det samme gælder for din underskrift. Du er velkommen til at holde op med datoen for dit hjemkomst, men hvis det giver mening at afslutte med noget som 'Tak!', 'Bedst, (dit navn)' eller 'Hav en god weekend (eller indsæt ferie her)! ', gå efter det.

2. Medtag, hvor længe du er ude.

Nævn start- og slutdatoer: Jeg rejser fra 3. til 7. juli og vil ikke tjekke e-mail. Jeg svarer på din note, så snart jeg kan, når jeg er tilbage på kontoret 8. juli. (Glem ikke at slå din feriesvarer fra, når du vender tilbage!).

3. Medtag, om du vil tjekke e-mail eller ej.

En udebesked er ikke kun nyttig, når du går helt ud af nettet. Du rejser muligvis på arbejde eller arbejder eksternt, hvilket gør kommunikation sporadisk og WiFi-forbindelse iffy. Hvis du ikke kontrollerer eller svarer på e-mails, skal du sige det (se eksemplet ovenfor). Ellers er det nyttigt at indstille en besked, der advarer folk om, at du ikke kan nås så pålideligt på grund af rejse- eller on-site forpligtelser. Det handler om at stille forventninger til dem, der prøver at nå dig. For eksempel: Tak for din note! Jeg rejser til en fotosession indtil den 3. juli og vil kontrollere e-mail med jævne mellemrum / har begrænset adgang til e-mail og kan reagere langsomt.

4. Inkluder, hvordan du når dig (hvis overhovedet).

Hvis du vil være tilgængelig i en vis kapacitet, skal du redegøre for, hvordan du nøjagtigt kan komme i kontakt. For eksempel: Jeg tjekker ikke e-mail, men hvis du har brug for at nå mig af en eller anden grund, bedes du kontakte mig på min celle ... Eller: Hvis dette er tidsfølsomt, er du velkommen til at e-maile mig igen (datoen du returnere), så det er øverst i min indbakke. Eller: For presserende anmodninger bedes du kontakte (navn på en assistent, kollega, freelancer eller anden tilgængelig dækning på kontoret). Inden du inkluderer en anden kolleges kontaktoplysninger i din OOO, skal du rydde dem med dem - selvom du er deres overordnede, er en heads-up stadig en god høflighed.

5. Undgå unødvendige personlige oplysninger.

Hvis du er ude på barselsorlov eller bliver gift den weekend (!), Er det helt fint at medtage - men det handler næsten så langt som personlig deling skal ske i et automatisk svar. Tænk over, hvordan du kan reagere på andres vækebesked og nævner alt for mange personlige oplysninger. Du vil have, at personen i den modtagende ende kender a), uanset om du vil svare på deres e-mail eller ej, og b), når de kan forvente at høre fra dig. Alt andet er sandsynligvis TMI, så hold det enkelt.

RELATEREDE: Den bedste måde at underskrive e-mail på, hvis du ønsker et hurtigt svar