Skylder nogen en e-mail? Sådan opretter du et superforsinket e-mail-svar

Enhver dybt inde i e-mail-gæld ved, hvor stressende det kan være at skylde nogen (eller mange mennesker) et svar. De ved også, hvor svært det er at møde musikken, eje forsinkelsen og trykke på send.

Er det værd at anerkende og undskylde forsinkelsen eller spille den sej og handle som intet er galt? Er det endda værd at svare efter en vis tid? Før du begår noget e-mail-etikette faux pas, læs de største doser og don'ts ved at svare sent på en e-mail direkte fra to etiketteksperter (plus et par eksempler på svar for at komme i gang).



1. Genkend, om du faktisk er sent til at svare.

Beslut om du virkelig er sent eller bare føler dig skyldig, siger Diane Gottsman, en national etikettekspert, forfatteren af Moderne etikette for et bedre liv ($ 9; amazon.com ) og grundlægger af The Protocol School of Texas. Du har et 24-timers vindue eller en hverdag til at svare på en e-mail, der ikke er i nødstilfælde.



2. For det meste er det værd at undskylde.

Det sker, alle går glip af deadlines eller glemmer at skrive tilbage - det gør aldrig ondt at anerkende det, inden vi går videre. Når dette sker, er en undskyldning nødvendig, siger Jodi R.R. Smith, præsident for Mannersmith etikettekonsultation og forfatter til Etikettebogen: En komplet guide til moderne manerer ($ 10; amazon.com ). Undskyld og flyt samtalen fremad.

sko at bære i regnen udover regnstøvler

3. Hold det kort og til det punkt.

Formålet med en e-mail er at være hurtig, informativ og kortfattet. Sådan skal du håndtere tilsynet med ikke at reagere hurtigt (bevidst eller ej), siger Gottsman. Ingen grund til at vokse poetisk, dele TMI eller opfinde undskyldninger.



Forklaringer kommer ofte kun i vejen, siger Smith. Ingen grund til at skabe høje fortællinger og bestemt ikke noget behov for den grimme sandhed.

Hvis du vil injicere en lille personlighed i det, siger Gottsman at gå med noget simpelt: Jeg er ked af at jeg ikke kommer tilbage til dig før. Jeg undersøgte din anmodning og overså ved et uheld at svare med det samme. Og lad det være.

hvilken indstilling vasker du håndklæder på

4. Vælg dine ord klogt.

Selvfølgelig, hvis du er tæt på den anden person, er en mere afslappet og samtaletone passende. Gottsman siger et svar som: Åh, jeg er så ked af at tage så lang tid at komme tilbage til dig. Tilgiv mig! er fantastisk til nogen, du er tæt på, men måske ikke til en professionel e-mail-udveksling med din chef. En kæledyrsudgave, som mange ledere har, er, når en rapport reagerer sent ved hjælp af slang som, My bad. Det kommer på tværs som flippant eller oprigtig. Bedre at holde fast ved en professionel prøvet og sand som undskyldning for forsinkelsen, jeg kommer lige ind på det og bliver bedre fremad.



5. Løs for at blive bedre.

At have en e-mail med en deadline sidde og sidde i din indbakke er ikke sjovt - og det er også ubelejligt for den anden person. Gør det til et punkt i fremtiden at markere vigtige e-mails, så de ikke overses, siger Gottsman. At udsætte med et forsinket svar gør situationen kun mere ubehagelig.

ting at gøre, når man bliver gift

Et par eksempler på e-mails med sent svar

Hvis du gik glip af en vigtig arbejdsfrist, siger Smith at eje den, så tak for deres tålmodighed:

Undskyld forsinkelsen. Vi afslutter projektet nu og vil have alle de ønskede oplysninger til dig af COB i morgen. Tak for den ekstra tid, da vi fuldt ud kunne besvare alle dine spørgsmål og ser frem til at tale med dig på mødet i næste uge.

Hvis nogen har sendt dig en venlig note uden en deadline, men det indebærer et høfligt svar, foreslår Gottsman:

Tak for din venlige e-mail vedrørende min seneste forfremmelse. Jeg har flyttet kontorer i de sidste par dage, og tiden er væk fra mig. Jeg ser frem til at indhente dig i næste uges mixer.

Hvis du helt savnede en RSVP-deadline , Siger Smith, gør din mea culpa kort og sød og fokuser i stedet på begivenheden.

Jeg er ked af at have savnet din RSVP-dato, selvfølgelig vil vi være til din specielle begivenhed. Jeg har allerede min kjole, og min mand planlægger at bære sine dansesko.

seje måder at gøre dit hår på i skolen

Hvis du har modtaget dårlige nyheder fra en ven eller en slægtning og udsætter svaret, kan Smith lide denne blide tilgang:

Din e-mail kom som en total overraskelse, og jeg ville vente, indtil jeg havde et stille øjeblik til virkelig at svare. Dette må være en meget vanskelig tid ...

Den eneste gang det er okay ikke at svare

Hvis e-mailen er noget, du ikke har nogen interesse i (tænk: masseanmodninger), eller fra en person, du hellere vil blokere, skal du trykke på & apos; slet & apos; og tænk ikke to gange, siger Gottsman.

RELATEREDE: Alt hvad du bør (og ikke bør) medtage i en e-mail uden for kontoret