Uanset om din korrespondance er personlig eller professionel, er vi alle skyldige i at begå en falske e-mail fra tid til anden. (Hvis du kun kunne slette hukommelsen om at videresende den upassende e-mail til den forkerte person!) Næste gang du udarbejder en besked til masserne, skal du følge disse befalinger om e-mail-etikette for at undgå et kriminelt værdig kommunikationsuheld.

RELATEREDE: Alt hvad du bør (og ikke bør) medtage i en e-mail uden for kontoret

Relaterede emner

1 Svar alle med forsigtighed

Svar ikke alle, medmindre hver enkelt person på distributionslisten har brug for at vide, hvad du har brug for at sige, siger Aimee Symington, administrerende direktør for Finesse Worldwide. Hun foreslår at gennemgå navnene på listen og kun besvare dem, der rent faktisk har brug for dit svar. Det kan betyde, at du kun svarer afsenderen eller tre af de syv modtagere. Og hvis din manager eller kollega ønsker at blive kopieret på noget, skal du respektere hendes anmodning.

Tankevækkende svar kan spare andre tid. Uanset om det er af forretningsmæssige eller sociale grunde, vil folk begynde at irritere sig over en strøm af ubetydelige e-mails, fordi de er nødt til at stoppe for at åbne dem, siger Diane Gottsman, grundlægger af Protocol School of Texas. Så tænk to gange, før du svarer alt med Kan ikke klare det, næste gang du bliver inviteret til brunch.

to Lad aldrig en emnelinje være tom

En god emnelinje hjælper modtagere med at prioritere e-mail, siger Lizzie Post, co-vært for Awesome Etiquette podcast. Uanset hvad du gør, skal du ikke lade det være tomt. Når du laver en emnelinje, skal du gøre den specifik og kortfattet og se din stavning og grammatik. Det er det første, en person bemærker, siger Post.

RELATEREDE: Organiseret dit arbejdsliv i 5 enkle trin

Fordi en emnelinje skal afspejle indholdet af e-mailen, anbefaler eksperter at opdatere emnelinjen, når samtalen flyder. Undgå emnelinjer, der kan nedtone en e-mails hastende karakter (tænk: hurtigt spørgsmål til overskrift af et stort arbejdsproblem) eller få nogen til at gå glip af en besked, som hun mener, hun allerede har læst, forklarer Gottsman. Hun foreslår, at du starter en ny tråd, hvis en e-mail er kommet for langt fra den oprindelige besked.

3 Svar straks

Selvom eksperter ikke er enige om en korrekt responstid for e-mails, er de enige i, at næsten hver e-mail fortjener et svar. Hvis et simpelt svar (fik det, tak eller lyder som en god plan) er tilstrækkelig, så prøv at svare, så snart du læser en e-mail.

Nogle gange vil en e-mail kræve oplysninger, der kan tage flere dage at indsamle - men det betyder ikke, at du har lov til at lade folk hænge. Fortæl dem, at du har modtaget deres e-mail og vil komme tilbage, når du kan, siger Symington.

Og husk at bruge en automatisk svarbesked, hvis du rejser eller ud af kontoret , tilføjer hun, så andre ved, at de ikke skal forvente et svar.

4 Frem med forsigtighed

Sørg for, at du videresender til de rigtige personer af de rigtige grunde, siger Post. Før du videresender, skal du evaluere følsomheden af ​​indholdet - der inkluderer vedhæftede filer og navne og kontaktoplysninger for alle, der er knyttet til meddelelsen. Nogle mennesker foretrækker, at deres kontaktoplysninger forbliver private. Hvis en tråd indeholder for mange detaljerede punkter i en diskussion, skal du starte en ny e-mail.

RELATEREDE: Sådan håndteres 5 ekstremt irriterende kollegaer

5 Fortæl nogen, hvis hun er blevet hacket

Vi har alle været der. En virus tager fat, og inden vi ved af det, spammer vi bedstefar med links, der får nogen til at rødme. Hvis du modtager, hvad der åbenbart er en virus, skal du underrette offeret, der måske ikke er fortrolig med, hvad der foregår. Bare sig, 'Jeg ville fortælle dig, at dette sker,' siger Symington. Det er en god ting at gøre.

6 Respekter kunsten at sende e-mail

Du er interesseret i at gøre et godt indtryk personligt, så hvorfor ikke holde din e-mail-persona til den samme standard? E-mail er en afspejling af dig og skal skrives som et brev mere end en tekst, mens du stadig holder kortfattethed i tankerne, siger Symington. Tjek din stavning, grammatik og tegnsætning. Alle hætter angiver, at du råber, og alle små bogstaver betyder, at du er doven. For mange skrifttyper, farver og smilende ansigter kan være irriterende, tilføjer hun.

Vær venlig uden at forsøge at overdrive humor. Fejl ved siden af ​​forsigtighed, selvom du har en sans for humor, siger Gottsman. Tone forvirres for ofte i e-mail, og du vil ikke komme ud som uprofessionel, fordi nogen ikke får din vittighed.

7 Husk: Ingen e-mail til middag

Det er en ting, hvis du spiser et afslappet måltid med en betydelig anden (og datoen er i morgen), men absolut ikke tjek e-mail til et middagsfest, siger Post. Hvad angår møder på kontoret, afhænger det. Hvis kolleger bringer telefoner eller bærbare computere til konferencelokaler for at få adgang til e-mail under møder, er det sandsynligvis fint. Vær opmærksom på, at virksomhedskulturer vil have forskellige politikker omkring e-mail, siger hun. Kend e-mailens art på dit arbejde for at være passende.