Bestem hvad der skal delegeres

Nul til opgaver, der hjælper din karriere. Brug først 15 minutter på at skrive en udtømmende opgaveliste. Dette giver dig mulighed for at rydde dit sind og skifte fokus til handling, siger Tiffany Dufu, forfatter til Slip bolden: Opnå mere ved at gøre mindre . Vurder hver opgave i forhold til det større billede: Hvilket vil virkelig skabe succes for et projekt eller hjælpe dig med at sikre en forfremmelse? Skift dit syn fra 'Hvad skal der ske i dag?' Til 'Hvad prøver jeg at opnå?' Rådgiver Dufu.

Planlæg din tid. Der er kun 24 timer om dagen - og du skal sove. At se din fulde opgaveliste får dig til at tænke, hvornår skal jeg faktisk gøre alt dette? siger Mary Jane Nirdlinger, assisterende byleder i Chapel Hill, North Carolina. Svar på dette spørgsmål ved at bruge din kalender til at planlægge og planlægge dine opgaver - medregne i tide til hjerneforberedelse, spisning og kontrol af e-mail - ligesom du ville gøre et møde, siger hun. Pad også disse tidsblokke. Vi har en tendens til at undervurdere, hvor lang tid det tager at få tingene gjort, siger Dufu. Du vil hurtigt indse, at du kun kan passe ind så meget. Og hvis noget stadig er en prioritet, bliver du nødt til at finde en anden til at gøre det, siger Nirdlinger.

Prioriter opgaver, som kun du kan udføre. Dette er ikke ting, du nødvendigvis kan gøre bedre; de er ting, som kun du har færdighederne, netværket eller politisk kyndig til at håndtere, siger Dufu. Du er muligvis den eneste, der kan holde talen, men du kan bede om hjælp til at forberede dine præsentationsglas, siger hun. Behold det, der kræver dit særskilte synspunkt. Jeg ville aldrig delegere noget, der kræver ægte ægthed, som min stemme i min skrivning eller kontrol over min menu, siger Vivian Howard, en kok i Kinston, North Carolina, og forfatteren af ​​kogebogen Deep Run-rødder . Undgå at uddelegere opgaver, du virkelig kan lide at gøre, uanset hvor trivielt det er. De bidrager til din generelle jobglæde, siger Nirdlinger. Måske elsker du at booke dine egne forretningsrejser (og er super kræsne med layovers).

Tildel effektivt

Oplev alles superkraft. Tag dig tid til bedre at kende dine holdkammerater og deres unikke færdigheder. Hver sygeplejerske har et individuelt fantastisk træk, hvad enten det er at afmystificere medicinsk jargon for patienter eller være den bedste blodtrækning, siger den tidligere psykiatriske sygeplejerske Elizabeth Scala, forfatter til Stop sygeplejerskeudbrændthed . Når du først har fundet din PowerPoint-guru eller cold-call-pro, er det lettere at betro personen med denne signaturopgave.

Find vækstmuligheder. Giv alle chancen for at skinne. Delegation handler ikke kun om dig. Det handler om at give folk mulighed for at vokse og prøve noget nyt, siger Nirdlinger. Hvis du ikke kan stoppe med at være travlt længe nok til at delegere, holder du dit hold tilbage. Spørg dig selv, hvem kan virkelig drage fordel af denne oplevelse eller denne udfordring? siger Laura Vanderkam, forfatter til Jeg ved, hvordan hun gør det . Hvis der er nogen, der vil lære af eksponering for en ny afdeling, skal du sende hende til et møde hos dig.

Bed om frivillige. Nogle gange er vi så fast i vores travlhed, at vi ikke træder tilbage og ser, hvem der er omkring for at hjælpe, siger Nirdlinger. Hun anbefaler at sige til dit team, jeg føler mig overvældet. Er der noget, du bemærker, at jeg laver, som du tror, ​​du kan hjælpe med? Folk kan lide at være hjælpsomme, siger Nirdlinger: Det får dem til at føle sig værdsatte. Som frivillighedskoordinator for Habitat for Humanity i Knoxville, Tennessee, anmoder Trinity Edgar feedback og spørger frivillige, hvilken opgave de gerne vil påtage sig. Vi vil sikre os, at de har det godt, mens vi skubber dem til at udvide deres komfortniveau, siger hun.

Delegere i alle retninger, inklusive op. Nogle gange er en peer den bedste person til det aktuelle job; undertiden kan en opgave, der tager timer, udføres af en manager med et opkald. Lad personen vide, at hendes ekspertise eller engagement vil føre til en virksomhedsgevinst. Vær opmærksom på dit sprog, siger Lindsey Pollak, forfatter til At blive chef . Brug ordet support, assistance eller vejledning i stedet for delegeret. Til en peer foreslår Dufu at sige, jeg kunne virkelig bruge din støtte til at løse dette problem. Kan du deltage i disse tre møder i mit sted og give din skarpe indsigt? Til en leder skal du sige, at din overtagelse af disse to ting vil fjerne nogle enorme barrierer for projektet. Du flytter ikke opgaver fra din tallerken; du udtrykker hvad der skal gøres for at ramme denne opgave ud af ballparken.

Kommuniker opgaven

Læg klare forventninger. Klarhed er afgørende, når du uddelegerer enhver opgave. Forklar nøjagtigt, hvad du har brug for, og enige om output, siger Stacy Brown-Philpot, administrerende direktør for TaskRabbit. Vær specifik (betyder ASAP med i morgen eller kl. 17 i dag?) Og antag ikke, at nogen vil udføre opgaven, som du naturligt ville gøre. Forskellige generationer bruger forskellige værktøjer, siger Pollak. Hvis du vil have nogen til at skrive en taknote i stedet for at sende en e-mail, skal du sige det præcist.

Vis, fortæl ikke. Demonstrer, hvordan succes ser ud. At lytte ind på et salgsopkald og høre præcis, hvad du siger, og hvordan du reagerer, er normalt bedre træning end noget script, siger Pollak. Eller giv din kollega fem eksempler på, hvordan ekspertise ser ud, og eksempler på, hvad du ikke skal gøre. Efter at denne person har skygget dig i nogen tid, siger Scala, vær imødekommende og spørg: Har du det godt nu at gøre det selv?

Annoncer upside til hver opgave. Lad os være ærlige: Få mennesker er begejstrede for ideen om at reservere et konferencelokale eller organisere et forsyningsrum. Selvom din anmodning ikke er sexet, skal du udtrykke den med begejstring. Folk er sultne på at lære og er ivrige efter at hjælpe, når spørget er placeret som en mulighed, siger Dufu. For eksempel, hvis du har brug for nogen til at tage noter på et udøvende møde, skal du sige, at dette møde er en chance for dig at få et vindue ind i dette selskabs politik. Jeg ville elske, at du deltager og noterer. Howard tilføjer en påmindelse: At være delegator er ikke at være en diktator. Vær god ved det.

Vurder, om det fungerer

Beslut hvordan du skal tjekke ind. Når du har overført ejerskabet, skal du bestemme, hvordan du får opdateringer. Sæt noget op, der fungerer med begge dine personligheder, siger Nirdlinger. Opret en tidslinje og vær specifik om, hvad du forventer ved hvert kontrolpunkt, siger Brown-Philpot.

Fejlfinding sammen. Hvis delegeringen ikke går godt, skal du være klar over, hvad der ikke fungerer. Stil en række ærlige spørgsmål: Har du alle de oplysninger, du har brug for? Har du brug for træning? Er det noget, du føler dig godt tilpas med? Deltag i løsningen for at vende samtalen fra defensiv til taktisk, siger Nirdlinger.

Rul med det. Nu og da skal du bare gå på kompromis. Nogle gange kan jeg ikke formulere min vision på en måde, der er forståelig, siger Howard. Du skal være åben for andres måde at gøre ting på og foretage tweaks undervejs. Selvom opgaven ikke blev udført perfekt, hvis den gav dig tid til at fokusere på et andet vigtigt projekt eller gå tidligt nok til at ramme gymnastiksalen eller gemme børnene, er det en klar gevinst.