Giv feedback hurtigt, men ikke med det samme.
Vent ikke på en årlig gennemgang for at kalde forbedringsområder. Vær opmærksom på spørgsmål hurtigt, så detaljerne er friske i dit sind. En dag efter en hændelse er det søde sted; at have lidt tid dæmper for varme følelser og lader dig forberede dig og være mere tankevækkende med dine ord. I øjeblikket vil begge parter have en stærkere, mindre hjælpsom reaktion, siger Jennifer Porter, administrerende partner for Bryllupsgruppe , et ledelses- og teamudviklingsfirma. Årlige eller kvartalsvise anmeldelser skal dække mål og fokusere på feedback, der ser ud i fremtiden - for eksempel hvad nogen har brug for at gøre mere eller mindre for at fremme deres karriere (Hvis du skulle blive mere dygtig i dataanalyse, kan jeg se dig springe til næste niveau).

Husk din hensigt.
Tænk over, hvorfor du i første omgang vil dele feedback. Du gør dette, fordi du vil hjælpe personen med at få succes, siger Porter. På det tidspunkt kan det føles mindre velvilligt end det - du tror måske, du bare har brug for at begrænse dårlige vaner eller ordne sjusket arbejde - men enhver form for feedback hjælper dit team med at lære og vokse. Du vil også tjene deres tillid. Hvis du ikke leverer feedbacken, vil en anden gøre og måske ikke gøre et så godt stykke arbejde som du ville have, siger Freyan Billimoria, direktør for folkeaktiviteter på Skillshare , et online læringsfællesskab. Under samtalen skal du udtrykke din hensigt. Sig, jeg fortæller dig dette, fordi jeg holder af dig, og jeg vil have dig til at være så effektiv som muligt.

Tænk på indholdet, ikke leveringen.
Mange ledere bekymrer sig om, hvordan de vil blødgøre slaget i stedet for, hvad de vil sige, siger Porter. Det er som at forberede sig på at holde en tale og fokusere på, hvad du vil bære i stedet for indholdet af din præsentation, bemærker hun. Spørg dig selv: Hvad er min kernemeddelelse? Hvad håber jeg, denne person tager væk fra samtalen? Hvad vil jeg så ske? Skriv ned, hvad du vil sige, og øv dig i brusebadet eller hos en betroet kollega. Nulstil adfærd eller handling snarere end at diskutere følelser, og giv konkrete eksempler, som om jeg bemærkede, at du afbrød folk seks gange i det møde (versus Du er uhøflig over for kolleger).

RELATEREDE: Her er nøjagtigt, hvordan man får en fleksibel tidsplan på arbejdspladsen

Start med et spørgsmål.
Diskussionen skal være en dialog, ikke en monolog. Sig, jeg vil meget gerne have en samtale med dig for at dele feedback. Er det i orden? Det er menneskelig natur at sige ja, men ved at bede om tilladelse kan du styrke forholdet, siger Porter. En anden taktik: Få den anden person til at føre samtalen. Sig, jeg vil meget gerne tale med dig om x . Hvad synes du gik godt? Hvad tror du ikke gjorde det? Giv din medarbejder tid til at svare. I mange tilfælde ved de allerede, hvor de kommer til kort, siger Fran Hauser, forfatter til Myten om den pæne pige ($ 16; amazon.com ). Når du rammer samtalen som et samarbejde i stedet for en kritik, er tonen mere støttende.

Brug færre ord.
Vær så specifik som muligt. Vage eller kliché-sætninger (Du skal arbejde på din eksekutive tilstedeværelse) eller feedback med sukkerovertræk er forvirrende for lytteren, hvilket øger sandsynligheden for, at de vil gå glip af din pointe helt. Hvis du bruger 100 ord til at sige, at nogen gik glip af en deadline, overforklarer du, siger Porter. Og når du først har fyldt ord og blødgøringsmidler (jeg ved, du er overarbejdet), begynder feedbacken at føle sig personlig, og bias kan krybe ind, siger Billimoria. I stedet skal du komme til det punkt og nævne, hvad du observerede. Sig, jeg bemærkede, at vi savnede deadline for de sidste to rapporter. Hvad skete der?

Udvand ikke din besked.
Den almindelige vane med at klemme negativ feedback mellem to udsnit af ros kan være instinktiv, men det er en af ​​de største fejl ledere laver, siger Billimoria. Hvis du skjuler feedback inden for smideskomplimenter, får du kraften i dine ord. Folk ser det komme; så afviser de det positive, venter på det negative og stoler ikke på, hvad du har at sige, siger Porter. Hvad du kan gøre for at være venlig, men direkte: Udtryk feedbacken positivt, siger Hauser. Sig, meget går godt, men jeg har konstruktiv feedback på nogle ting, der skal forbedres, eller jeg har nogle råd, der kan hjælpe dig.

RELATEREDE: Håndter din indbakke for godt med disse tips til e-mailadministration fra en professionel

Giv sammenhæng.
Hvorfor er du ligeglad, hvis nogen leverer arbejde sent? Eller formaterer præsentationer ikke perfekt? Svarene kan være åbenlyse for dig, men en medarbejder skal forstå hvorfor bag din feedback. Prøv at placere specifikke noter inde i det større billede - for eksempel når vores afdeling er forsinket med arbejde, påvirker det også andre hold, eller når din økonomi ser forkert ud, kan det give folk en manglende tillid til dine tal. At forklare, hvorfor din feedback er vigtig, siger Hauser, kan gøre det lettere at levere og høre.

Vær empatisk.
Det er svært at modtage kritiske kommentarer. Det betyder ikke noget, hvor dygtig du er til at levere feedback. Det svir stadig, siger Porter. Vær ikke alt for hård, lyt til den anden persons perspektiv og bliv rolig. Undgå også ordet dig, hvis du kan. Subtile ordvalg kan få samtalen til at føles som en dialog snarere end et angreb, siger Hauser. For eksempel i stedet for at sige: Dette er, hvad jeg tror, ​​du kunne have gjort anderledes, siger, Dette er hvad jeg tror kunne have været gjort anderledes.

Gør det ansigt til ansigt.
At levere hårde nyheder via e-mail eller telefon er fristende, men at møde personligt (eller via Skype eller FaceTime) er mere effektivt, siger Hauser. Det giver dig mulighed for at læse hinandens ikke-verbale signaler og følelsesmæssige hensigter. At være ansigt til ansigt er den eneste måde at sikre, at den anden person kan mærke din medfølelse, siger Hauser. Hvis du ikke kan se din medarbejder, vil det også være sværere at skelne, om de er ked af eller endda opmærksomme på, hvad du siger. Sid lige op og hold øjenkontakt, uanset hvor svært det kan være, siger Hauser.

Har en opfølgningsplan.
Luk samtalen med en diskussion af de næste trin. Spørg, hvordan du kan være behjælpelig, og beslut sammen, hvornår du skal tale igen (dage, uger eller måneder senere, afhængigt af problemet). Tjek derefter ind efter en dag eller to for at se, hvordan den anden person har det. Det er naturligt for feedback-modtageren at gå lidt såret væk fra samtalen, selvom det var en produktiv, siger Porter. Du er nødt til at give folk tid til at behandle, siger Billimoria. Nøglen til stærke relationer er at løbe tilbage. Når du gør det, optjener du tillid, hvilket gør det lettere at dele feedback næste gang.

Husk også at give rigelig ros.
Gør at levere positiv feedback til en del af din rutine - ikke bare presse den ind i ubehagelige samtaler. Pointen er ikke blot at placere mennesker eller give alle et trofæ; positiv feedback er et professionelt udviklingsværktøj. Først og fremmest er det konstruktivt - det er nyttigt for folk at vide, hvad de har det godt, så de kan fortsætte med at gøre det. For det andet hjælper det med at skabe en kultur, der er mere åben for og tolerant over for feedback, siger Porter. Vær også specifik her. Sig, jeg kan virkelig godt lide den måde, du håndterede den udfordring på, eller jeg sætter pris på, at du talte med andre afdelinger for at få deres buy-in. Og sig det ofte. For hvert stykke kritik skal du give mindst fem ros, siger Hauser. Dette får folk til et sted, hvor de ønsker feedback.