Bruger dit kontor en onlinemeddelelsesplatform som Slack eller Google Hangouts? Du kan i øjeblikket kun bruge det til sidechat med din kollega BFF eller hurtigt pinge din chef for at sige, at du løber sent. Men hvis du ikke drager fordel af IM til at strømline arbejdskommunikation og fremme effektivt samarbejde mellem dit team og andre teams, skal du gøre det. Her er den rigtige måde - og det rigtige tidspunkt - til at bruge instant messaging på arbejdspladsen.
IM eller e-mail?
Denne e-mail-e-mail, svar på to ord eller hurtig hej fungerer godt i et messaging-system som Slack. Det er også perfekt til igangværende samtaler, der kræver meget frem og tilbage - dem, der ikke nødvendigvis fortjener en udpeget, personlig møde eller telefon opkald , men er bedre overladt til instant messaging for at skåne alles e-mail-indbakker. Mens e-mail fortsat er nødvendig for ekstern kommunikation, kan en messaging-platform alvorligt skære ned på din interne e-mail-volumen.
RELATEREDE: Håndter din indbakke for godt med disse tips til e-mailadministration fra en professionel
Bliv organiseret.
Den virkelige styrke ved en messaging-platform er evnen til at katalogisere og organisere information, siger Anna Pickard, leder af brandcommunication hos Slack. 'I modsætning til e-mail, som automatisk kan slettes over tid eller deaktiveres, når nogen forlader virksomheden, er filerne og oplysningerne, der deles i Slack, altid tilgængelige,' siger hun, 'hvilket giver nye medarbejdere fordelen ved gruppens viden.' Organisation er altafgørende. Opret kanaler efter emne eller projekt og inviter de relevante personer til samtalen. Brug for at chatte en-mod-en? Brug funktionen direkte besked, så diskussioner i kanaler holder fokus på emnet.
Vær kortfattet.
Pickard anbefaler at holde meddelelser fordøjelige ved hjælp af punkttegn og endda emoji. Hvis noget skal diskuteres eller forklares nærmere, skal du starte en separat tråd; i Slack skal du bare klikke på chatboblen under et svar. Tænk på denne tråd som et sidebjælke: Det er hyperspecifikt og lader dig uddybe et emne uden at muddere den større samtale.
RELATEREDE: 6 ting, som alle effektive arbejdsemails har til fælles
hvordan man rengør en hat i hånden
- Af Caylin Harris
- Af Maggie Seaver
